برگزاری همایش و سمینار

همایش و سمینار

امروزه همایش‌ها دستخوش تحولات زیادی شده و به یکی از مهم‌ترین ابزارهای توسعه‌ی فناوری و مبادلات تجاری تبدیل گردیده است و به عنوان یکی از مجاری و کانال‌های معرفی کالا و خدمات ، تبلیغات و انتقال تکنولوژی در دنیا از اهمیت خاصی برخورداراند

اهمیت برگزاری همایش و سمینار

برگزاری یک همایش یا سمینار با متد روز و پیشرفته برای افراد یا شرکت ها و سازمانها از آن جهت که در میان جمع زیادی از افرادی که علاقه یکسانی با هدف مجموعه منظور دارندو همچنین ایجاد ارتباطات جدید و استفاده از مشارکت ها و نظرات دیگران همیشه باعث پیشرفت هر چه سریعتر و روبه جلوی آنها می شود

برگزاری همایش و سمینار باعث تقویت رزمه ، مهارت های فردی مدیران و افزایش سطح دانش کارکنان و آگاهی سایر متخصصین و علاقمندان در حوزه فعالیت مورد نظر می شود

هدف از برگزاری همایش

هدف از برگزاری همایش ها ایجاد فضای تبادل اطلاعات و افکار اعضای مرتبط در موضوعات خود و پدید آوردن فرصت های جدید نسبت به آن موضوع و ایجاد تحولات است

بنابراین برگزاری همایش ها با هدف فراهم ساختن محیطی برای انتشار دستاوردها ، به تکاپو انداختن افراد مرتبط و افزایش فعالیت های آنها، تبادل اندیشه میان افراد، تحت تاثیر قرار دادن آنها به منظور پیشرفت در آن زمینه خاص و مطرح ساختن فعالیت های موسسه برگزار کننده همایش اقدام به برگزاری همایش های مختلف می نمایند

مقدمات اولیه برگزاری همایش

طراحی و برنامه ریزی استراتژی های برگزاری همایش و سمینار و اجرا

  • تحقیق و بررسی موضوع همایش
  • تشکیل کمیته علمی و محتوایی
  • فراهم نمودن امکانات و شرایط لازم
  • پایگاههای اطلاع رسانی همایشها
  • اطلاع رسانی از وب سایت
  • اطلاع رسانی از شبکه های اجتماعی
  • اطلاع رسانی از تبلیغات اینترنتی
  • ارسال sms
  • امور طراحی و گرافیک
  • ثبت نام
  • دعوت از میهمانان همایش
  • دعوت از افراد مهم و سرشناس مرتبط با همایش

تحقیق و بررسی ، بازاریابی برای موضوع همایش جهت برگزاری مفید و کارا

تیم ما با داشتن نیروی حرفه ای و با تجربه آماده تولید محتوا کاملا چشمگیر و منحصر به فرد و ویژه میباشد
تولید انواع پاورپوینت های حرفه ای ، تیزر ، سایت و… در تمامی فرمت ها و سبک ها جهت ارائه در همایش

کمیته اجرائی همایش

برنامه ریزی و تیم بندی تعیین وضایف ، جهت فراهم سازی ملزومات و اجرا

  • چاپ سربرگ و پاكت
  • چاپ بروشور و پوستر
  • چاپ برنامه همايش و خلاصه مقالات
  • طراحی و تهیه هداياي  تبليغاتي
  • طراحی و تهیه پکیج همایش
  • چاپ كارتهاي سينه
  • نصب ادوات لازم در محل
  • فضاهایی که در آنها همایش و سمینار برگزار میشود تاثیر زیادی بروی مشتریان و مدیران و متخصصین دارد
  • بازديد اوليه از سالنهاي سخنراني و براورد هزينه ها
  • انتخاب و محیا سازی سالن با موضوعیت سمینار یا همایش
  • مذاكره با سالنهاي سخنراني و عقد قرارداد
  • دیزایین و طراحی سالن های همایش و سمینار از عوامل هستند که در کنار هم قرار می گیرند تا بیشترین تاثیر را در هنگام ورود مهمان ها در سالن بر روی ذهن و نحوه جهت گیری دیدگاهشان نسبت به موضوع همایش یا سمینار داشته باشند
  • هر چه طراحی فضای داخلی سالن و محل اجرای مراسمات با دقت بیشتر و صرف انرژی و تخصص مرتبط آماده شده باشد باعث می شود مهمان ها با علاقه و دقت بیشتری نسبت به موضوعات مطرح شده توجه نمایند

هزینه کردن در بخش های جانبی برای تشریفات بازتابهای بسیار خوبی در نتیجه های حاصله بعد از همایش برای شرکت یا سازمان مربوطه به همراه دارد

اجرای همایش

  • مجری برگزاری همایش در واقع رابط و هماهنگ کننده قسمتهای مختلف اجرای برنامه و نظم دهنده جلسه و مهمتر از همه تمرکز دهنده کانون توجهات حضار به موضوعات مد نظر برگزار کننده همایش می باشد
  • از ویژگی های ضروری یک مجری میتوان در موارد زیر یاد نمود
  • هوشمندی و قدرت تجسم ، توان درک و تحلیل ، ایجاد تمرکز در شنونده و درگیر کردن کامل ذهن مخاطب و علاقمند کردن آنها به عناوین مهم همایش
  • قدرت کلام بالا و صدای تاثیر گذار
  • پوشش ظاهری مناسب
  • اطلاعات و دانش کافی در زمینه موضوعیت همایش
  • قسمت های مختلف سالن نیاز به نورپردازی متفاوتی دارند و در هر قسمت باید نکات خاص مربوط به آن رعایت شود
  • نور پردازی سن و سالن به صورت کاملا مهندسی شده و اصولی مناسب برای یادداشت و یا نت برداری و از مجری تا برای فیلم برداری و عکس برداری و خصوصا تبلیغات محیطی
  • در دنیای امروز تصویر سهم بسزایی در انتقال مطالب و ساخت بستر های مورد نیاز در ذهن مخاطب یا مشتری ایفا می نماید ، لذا لازم است که جهت استفاده از نمایشگر در همایش خود استفاده نمایید
  • صفحه های نمایشگر در سالن های همایش یا کنفرانس ابزار هایی هستند که به شما امکان برقراری ارتباط بصری با شرکت کنندگان را فراهم می نمایند
  • با استفاده از این نمایشگر ها هر آنچه برای همایش یا سمینار آماده نموده اید را به حضار به نمایش می گذارید و افراد از طریق صفحه نمایش مطالب لازم را دریافت نمایند
  • سیستم های پخش تصویری برای همایش و سمینار ها از اهمیت بالایی برخوردار هستند به طوری که اگر خللی در کیفیت و یا پخش تصاویر ایجاد شود می تواند کیفیت اجرای جلسه را تحت تاثیر قرار داده و انتقال اطلاعات به مخاطبین را دچار مشکل نماید . بنابر این دقت در انتخاب نوع نمایشگر متناسب با فضا و سالن از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد

 

  • نمایشگر های مختلف مورد استفاده  :

•ویدئو پروجکشن
•انواع صفحه نمایش

•پل ارتباط اهداف از طریق یک صدای با کیفیت و رسا و سیستمهای صوتی با تکنولوژی پیشرفته روز ایجاد می شود
•مهمترین هدف مخاطبان درک کامل صحبت ها و اتفاقات جاری در همایش می باشد ، لذا باید سیستم های صوتی طوری طراحی شوند که صدای متناسب به گوش تمام حضار برسد
•کارایی داخلی یک سالن همایش و سمینار با پخش مناسب صدای سخنران و یا عوامل اجرای برنامه ارزیابی می گردد . قطعا مهمان ها و شرکت کنندگان از حضور در مراسم دریافت صدای عالی و بدون کم و کاست را انتظار دارند
•هر گونه ناهماهنگی در سیستم های پخش صوتی سالن ها ایجاد بی نظمی در مراسم نموده و باعث می شود نظم جلسه بر هم خورده و تمرکز حضار از روی مطالب عنوان شده پرت شود لذا دقت و وسواس در انتخاب سیستم های صوتی برای سالن بسیار حائز اهمیت است
•استفاده از سیستم های صوتی مناسب باعث ایجاد نظم و صرفه جویی در زمان و انتقال حداکثری مطالب مورد نظر به شنوندگان حاضر در افتتاحیه می گردد

  • پکیج هایی که معمولا در همایش ها و سمینار ها مورد استفاده قرار می گیرند شامل موارد مرتبط  با موضوع ، خلاصه مقالات ، سی دی هایی از اطلاعات کامل مقالات و برنامه های همایش برنامه زمان بندی همایش با جزئیات ، بروشور ها و کاتالوگ های حامیان همایش با توضیحات و شرح کامل می باشند
  • همچنین کاغذ و دفترچه یاداشت و قلم نیز باید در پکیج همایش گنجانده شود تا در صورت نیاز شرکت کنندگان بتوانند مطالب مورد نیاز را یادداشت برداری کرده و هرگونه نقطه نظراتشان را کتبا به برگزار کننده انتقال دهند
  • قرار دادن هدایای تبلیغاتی در پکیج همایش یا سمینار نیز می تواند مخاطب یا مشتری را در آینده پیگیری کرده و برند یا اطلاعات مطرح شده را در ذهن مخاطبین ثبت نماید

در راستای فراهم آمدن امکانات فول سرویس برای برگزاری همایش و سمینار و به پاس قدر دانی و تشکر سفارش انواع تندیس ، لوح تقدیر و سپاس و سفارش سایر  موارد از این قبیل نیز با انواع سطح و سبک فراهم میباشد

در راستای فراهم آمدن امکانات فول سرویس برای برگزاری همایش و سمینار امکان سفارش انواع بسته های پذیرایی نیز با انواع سطح و سبک فراهم میباشد

  • انواع پکیج های آماده پذیرایی ، میان وعده ، فینگر فود
  • صبحانه ، ناهار (تک پرس ، دیس ، سلف سرویس)

هماهنگي و ترتيب مقدمات پذيرايي
فراهم سازی امكانات لازم جهت امور مربوطه
خريد ملزومات همايش

امور رسانه و تبلیغات

•استفاده از انواع استند ها که در بخش (استند های تبلیغاتی موجود میباشد) برای تبلیغات ، ارائه نمونه و…
•سبک بودن این اتصالات نیز باعث می شود در هر مکانی بتوان نصب کرد
•به راحتی بر پا شده و میتوان با آنها فضایی محصور آماده کرد
•ساخت استیج و سکو های تبلیغاتی در فضای داخلی همایش نیز توسط همین ابزارها انجام می گردد

  • طراحی و چاپ پوستر و کاتالوگ همایش
  • پکیج هایی که معمولا در همایش ها و سمینار ها مورد استفاده قرار می گیرند شامل موارد مرتبط  با موضوع ، خلاصه مقالات ، سی دی هایی از اطلاعات کامل مقالات و برنامه های همایش برنامه زمان بندی همایش با جزئیات ، بروشور ها و کاتالوگ های حامیان همایش با توضیحات و شرح کامل می باشند
  • همچنین کاغذ و دفترچه یاداشت و قلم نیز باید در پکیج همایش گنجانده شود تا در صورت نیاز شرکت کنندگان بتوانند مطالب مورد نیاز را یادداشت برداری کرده و هرگونه نقطه نظراتشان را کتبا به برگزار کننده انتقال دهند
  • قرار دادن هدایای تبلیغاتی در پکیج همایش یا سمینار نیز می تواند مخاطب یا مشتری را در آینده پیگیری کرده و برند یا اطلاعات مطرح شده را در ذهن مخاطبین ثبت نماید
  • ثبت و ضبط لحظات از ابتدای جلسات برنامه ریزی و تدراکات قبل از اجرا و فعالیت های انجام شده برای برپایی و چیدمان و اجرای طراحی های انجام شده و فیلم برداری و عکاسی حرفه ای از زوایای مختلف در زمان اجرای مراسم همایش تا پایان
  • عکس ها و فیلم های جمع آوری شده در تبلیغات آتی سازمان یا شرکت نقش به سزایی ایفا می کنند
  • تهیه عکس و تیزر تبلیغاتی حرفه ای از همایش کمک زیادی به برندینگ و برگزاری همایش دارد

در این راستا شرکت تبلیغاتی دایان به صورت کاملا حرفه ای و تخصصی با بهره‌گیری از نیروهای متخصص در امر برگزاری و کلیه‌ی امور اجرایی مربوط به همایش‌ها، کنفرانس ها و سمینار ها ، جشنواره‌ها و مدیریت آن و با داشتن سوابق در این زمینه نسبت به ارائه‌ی کلیه خدمات به‌صورت فول سرویس از مرحله صفر تا برگزاری فعالیت می‌نماید